1. التعريف بالطرفين ونطاق الشروط
تُنظّم هذه الشروط (ويُشار إليها بـ الشروط) العلاقة بين حصيف للأعمال، ومقرها الرياض، المملكة العربية السعودية (ويُشار إليها بـ حصيف للأعمال أو نحن)، وبين المنشأة المشتركة في المنصة ومستخدميها المفوَّضين (ويُشار إليهم بـ العميل أو أنت).
تسري هذه الشروط على منصة حصيف السحابية لإدارة الحوكمة والمخاطر والالتزام (GRC) وجميع خدماتها وتطبيقاتها وواجهاتها البرمجية وتنبيهاتها. وتُعدّ سياسة الخصوصية وإخلاء المسؤولية القانوني وأي نموذج طلب أو فاتورة صادرة جزءاً لا يتجزأ منها.
2. التعريفات
- المنصة: نظام حصيف بجميع وحداته (الامتثال والتراخيص، الالتزامات النظامية، الزكاة والضريبة، الحوكمة وهيكل الشركة، السياسات الداخلية، المكتبة المرجعية، حماية البيانات الشخصية، الموارد البشرية بما فيها الحضور والإجازات والخصومات وبوت الموظفين، التنبيهات، تقارير المجلس، فاحص العقود، وحجز الاستشارات القانونية).
- الإضافة: خدمة اختيارية تُشترك فيها برسوم مستقلة عن الباقة، مثل إضافة الموارد البشرية وبوت الموظفين، وتخضع لهذه الشروط.
- الموظف: كل عامل لدى المنشأة تُدخل المنشأة بياناته في المنصة أو تتيح له رابطاً شخصياً أو بوت واتساب للتعامل معها، ولا يُعد مستخدماً مفوَّضاً.
- المنشأة: الكيان النظامي المسجَّل في المنصة بسجل تجاري سعودي، ويشمل المنشآت التابعة والفروع المضافة تحت اشتراك المجموعة.
- المستخدم المفوَّض: كل شخص طبيعي تدعوه المنشأة للدخول إلى حسابها بأحد الأدوار المتاحة.
- بيانات العميل: كل ما يُدخله العميل أو يرفعه إلى المنصة من بيانات ومستندات، بما فيها البيانات الشخصية لموظفيه وعملائه وأعضاء مجالسه.
- الباقة: مستوى الاشتراك المختار (باقة الأساس، باقة الحوكمة والنمو، باقة كبار العملاء) وما يتضمنه من مزايا وحدود استخدام.
- النظام: نظام حماية البيانات الشخصية الصادر بالمرسوم الملكي رقم (م/19) وتاريخ 1443/2/9هـ ولوائحه التنفيذية، وغيره من الأنظمة السارية في المملكة.
3. القبول والأهلية
بإنشاء حساب أو استخدام المنصة فإنك تقر بقبول هذه الشروط. ويقر من يقبلها نيابةً عن منشأة بأنه مفوَّض نظاماً بإلزامها، وأن المنشأة قائمة ومقيدة نظاماً في المملكة العربية السعودية. ولا يجوز استخدام المنصة لمن يقل عمره عن ثمانية عشر عاماً.
4. وصف الخدمة
حصيف منصة برمجية تُقدَّم كخدمة (SaaS) تساعد المنشأة على تنظيم التزاماتها ومتابعتها، وتشمل: سجل التراخيص والوثائق ومواعيد انتهائها، وقائمة الالتزامات النظامية المنطبقة، وتوثيق هيكل الحوكمة والقرارات والاجتماعات وفحصه آلياً، وإدارة السياسات الداخلية ودورات مراجعتها، وسجل أنشطة معالجة البيانات وطلبات أصحاب البيانات وحوادث التسرب وتقييم الأثر، والتنبيهات عبر البريد الإلكتروني وواتساب، ومؤشر حصافة، ومكتبة مرجعية من النماذج والأدلة، وفحص أولي آلي للعقود، وإمكانية حجز استشارة مع محامٍ مرخص مستقل. وتشمل الإضافات الاختيارية إدارة الموظفين وحضورهم بالموقع وإجازاتهم وإشعارات الخصم، وبوتاً يجيب الموظفين من سياسات المنشأة عبر واتساب.
المنصة أداة تنظيمية ومساعدة، وليست مكتب محاماة ولا تقدم استشارات قانونية. المسؤولية عن الامتثال للأنظمة وتجديد التراخيص والوفاء بالالتزامات تبقى على المنشأة. ويُرجع في تفصيل ذلك إلى صفحة إخلاء المسؤولية القانوني.
5. الحسابات والمستخدمون والأمان
- يلتزم العميل بتقديم بيانات صحيحة ومحدَّثة عن المنشأة ومستخدميها.
- يتولى مدير المنشأة دعوة المستخدمين وتحديد أدوارهم وسحب صلاحياتهم، ويتحمل العميل مسؤولية كل ما يتم عبر حسابات مستخدميه.
- يلتزم كل مستخدم بالحفاظ على سرية بيانات دخوله وعدم مشاركتها، وبإبلاغنا فوراً على info@haseef360.com عند الاشتباه بأي دخول غير مصرح به.
- يحق لنا تعليق أي حساب مؤقتاً عند وجود خطر أمني وشيك، مع إشعار العميل بأسرع وقت ممكن.
6. الباقات والاشتراكات والأسعار
- تُعرض أسعار الباقات بالريال السعودي في صفحة الأسعار أو في عرض السعر المقدَّم للعميل، وتكون الدورة شهرية أو سنوية بحسب اختيار العميل.
- جميع الأسعار غير شاملة لضريبة القيمة المضافة بنسبة 15% ما لم يُنص على خلاف ذلك، وتُضاف الضريبة في الفاتورة وفق نظام ضريبة القيمة المضافة ولائحته التنفيذية.
- تصدر الفواتير إلكترونياً وفق متطلبات الفوترة الإلكترونية لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك، متضمنةً الرقم الضريبي متى كانت الشركة مسجلة في ضريبة القيمة المضافة.
- تُستحق رسوم الاشتراك مقدماً في بداية كل دورة. وعند تأخر السداد يجوز لنا، بعد إشعار لا تقل مدته عن سبعة أيام، إيقاف التنبيهات التلقائية والمزايا المدفوعة مع إبقاء اطلاع العميل على بياناته.
- يجوز لنا تعديل الأسعار بإشعار مسبق لا يقل عن ثلاثين يوماً، ولا يسري التعديل إلا من بداية الدورة التالية.
- يجوز سداد الاشتراك السنوي على أقساط وفق الجدول المعروض عند الاشتراك، ويُعد التأخر في سداد أي قسط تأخراً في السداد تسري عليه الفقرة السابقة.
- حدود الاستخدام (مثل عدد رسائل واتساب الشهرية أو عدد المنشآت التابعة أو عدد الموظفين في الإضافات) هي المبيّنة في تفاصيل الباقة أو الإضافة. ولا تُرحَّل الحصص غير المستخدمة إلى الدورة التالية.
7. الفترة التجريبية
قد نتيح فترة تجريبية مجانية لمدة محددة. وعند انتهائها دون اشتراك مدفوع تتوقف التنبيهات التلقائية والمزايا المدفوعة، وتبقى بيانات العميل محفوظة للاطلاع والتصدير مدة تسعين يوماً ثم تُحذف وفق سياسة الخصوصية.
8. التجديد التلقائي والإلغاء
- يتجدد الاشتراك تلقائياً لدورة مماثلة عند نهاية كل دورة، وبالسعر الساري حينها، ما لم يلغه العميل قبل تاريخ التجديد.
- نرسل تذكيراً بالتجديد قبل سبعة أيام على الأقل من تاريخه للاشتراكات الشهرية، وقبل ثلاثين يوماً للاشتراكات السنوية.
- يستطيع مدير المنشأة إلغاء التجديد التلقائي في أي وقت من إعدادات الاشتراك أو بمراسلتنا. ويسري الإلغاء في نهاية الدورة المدفوعة، ويستمر الوصول الكامل حتى ذلك التاريخ.
9. الاسترداد
- يحق للعميل في الاشتراك السنوي الأول طلب استرداد كامل المبلغ خلال أربعة عشر يوماً من تاريخ الدفع، بشرط عدم استنفاد حصص الاستخدام المدفوعة بصورة جوهرية.
- فيما عدا ذلك لا تُسترد الرسوم المدفوعة عن دورة بدأت، ما لم يكن الإلغاء بسبب إخلال جوهري منا لم نعالجه خلال ثلاثين يوماً من إشعارنا كتابةً، فيُسترد المبلغ المقابل للمدة المتبقية.
- تخضع رسوم الاستشارات القانونية لأحكام الإلغاء والاسترداد المبيّنة في البند (13).
- يُعاد المبلغ بوسيلة الدفع الأصلية خلال أربعة عشر يوم عمل من اعتماد طلب الاسترداد، مع إصدار إشعار دائن ضريبي.
10. الاستخدام المقبول
يلتزم العميل ومستخدموه بعدم:
- استخدام المنصة في أي نشاط مخالف للأنظمة السارية في المملكة، أو لتخزين محتوى مخالف للنظام العام أو الآداب العامة.
- إدخال بيانات شخصية دون أساس نظامي لمعالجتها، أو إدخال بيانات حساسة تزيد على ما يقتضيه الغرض.
- محاولة الوصول إلى بيانات منشأة أخرى أو تجاوز ضوابط العزل والصلاحيات، أو فحص المنصة أمنياً دون إذن كتابي مسبق.
- إجراء هندسة عكسية للمنصة أو نسخها أو إعادة بيعها أو تأجيرها للغير، أو استخراج محتوى المكتبة المرجعية بصورة آلية أو جماعية.
- إرسال رسائل غير مرغوب فيها عبر قنوات التنبيه، أو إضافة أرقام مستلمين دون موافقتهم.
- تحميل برمجيات خبيثة أو تحميل المنصة أعباءً غير معتادة تعطل الخدمة لغيره.
ويحق لنا تعليق الحساب أو إنهاؤه عند المخالفة الجوهرية، بعد الإشعار متى كان ذلك ممكناً.
11. بيانات العميل وحمايتها
- بيانات العميل ملك للعميل. ولا نستخدمها إلا لتقديم الخدمة ودعمها وتأمينها، أو بتعليمات العميل، أو بمقتضى نظام.
- فيما يخص البيانات الشخصية التي يدخلها العميل عن موظفيه وعملائه وغيرهم، يكون العميل جهة التحكم وتكون حصيف للأعمال جهة معالجة تعمل نيابةً عنه، وتسري أحكام القسم الخامس من سياسة الخصوصية (دورنا كجهة معالجة لبيانات عملائنا) بوصفها اتفاقية معالجة بيانات ملزمة بين الطرفين.
- فيما يخص بيانات الحسابات والفوترة والاستخدام، تكون حصيف للأعمال جهة التحكم وفق سياسة الخصوصية.
- تُستضاف بيانات العميل داخل المملكة العربية السعودية. ولا تُنقل خارجها إلا في الحدود المبينة في سياسة الخصوصية ووفق لائحة نقل البيانات الشخصية خارج الحدود الجغرافية للمملكة.
- يستطيع العميل تصدير بياناته في أي وقت خلال الاشتراك. وبعد انتهاء العلاقة تبقى البيانات متاحة للتصدير تسعين يوماً، ثم تُحذف حذفاً آمناً من البيئات الإنتاجية خلال ثلاثين يوماً ومن النسخ الاحتياطية بانتهاء دورتها، ما لم يوجب نظامٌ الاحتفاظ بها مدة أطول.
- يجوز لنا استخدام بيانات إحصائية مجمّعة ومجهّلة لا تحدد هوية أي منشأة أو شخص، لتحسين المنصة وقياس أدائها.
12. المكتبة المرجعية والنماذج ومؤشر حصافة والموارد البشرية
- النماذج والسياسات والأدلة والقوائم المرجعية في المنصة مواد استرشادية عامة أُعدت لمساعدة المنشأة على البدء، ولا تمثل استشارة قانونية ولا تراعي بالضرورة ظروف كل منشأة.
- قد تتغير الأنظمة واللوائح بعد إعداد المحتوى. ونبذل عناية معقولة لتحديثه دون ضمان اكتماله أو مطابقته لآخر تعديل نظامي في كل وقت.
- مؤشر حصافة ونتائج فحص الحوكمة مؤشرات داخلية مبنية على البيانات التي يدخلها العميل، وليست شهادة امتثال ولا اعتماداً من أي جهة رقابية.
- يُنصح بمراجعة أي نموذج مع مستشار قانوني مرخص قبل اعتماده، خصوصاً العقود واللوائح المؤثرة في الحقوق.
- الخصومات والجزاءات التي تقترحها المنصة تُحسب آلياً من جدول جزاءات نموذجي ومن بيانات الحضور، ولا تُوقَّع إلا بقرار المنشأة. وتلتزم المنشأة بأن يكون لديها لائحة تنظيم عمل معتمدة تتضمن هذه الجزاءات، وبإبلاغ الموظف وتمكينه من الاعتراض وفق نظام العمل.
13. الاستشارات القانونية
- تتيح المنصة حجز استشارة مع محامين مستقلين مرخصين من وزارة العدل. حصيف للأعمال منصة وسيطة تقنية تتولى الحجز والجدولة وتحصيل الأتعاب نيابةً عن المحامي، ولا تقدم هي الاستشارة ولا تمارس مهنة المحاماة.
- تنشأ علاقة المحاماة والمسؤولية المهنية عن مضمون الاستشارة بين العميل والمحامي مباشرةً، ويخضع المحامي لنظام المحاماة ولائحته وقواعد السلوك المهني بما فيها واجب السرية.
- تُعرض الأتعاب قبل التأكيد شاملةً أي رسوم استعجال أو خصم الباقة وضريبة القيمة المضافة.
- يجوز للعميل إلغاء الحجز مجاناً قبل أربع وعشرين ساعة على الأقل من الموعد المؤكد، ويُسترد المبلغ كاملاً. ولا تُسترد الأتعاب عند الإلغاء خلال أقل من ذلك أو عدم الحضور، إلا إذا ألغى المحامي الموعد أو تعذّر عليه الحضور، فيُسترد المبلغ كاملاً أو تُعاد الجدولة باختيار العميل.
- لا تطّلع حصيف للأعمال على مضمون الاستشارة إلا بالقدر اللازم للجدولة والدعم، وما يرفعه العميل من مرفقات يُشارَك مع المحامي المكلَّف فقط.
14. التنبيهات والإشعارات
- بتفعيل قنوات التنبيه وإدخال رقم الجوال أو البريد، يوافق المستخدم على تلقي تنبيهات تشغيلية تتعلق بمواعيد انتهاء التراخيص والوثائق ومراجعة السياسات والطلبات والحوادث، عبر البريد الإلكتروني و/أو واتساب.
- يستطيع كل مستخدم إيقاف تلقي التنبيهات أو تغيير قنواتها في أي وقت من صفحة التنبيهات، ويستطيع مدير المنشأة ضبط قواعد التنبيه لمنشأته.
- التنبيهات وسيلة مساعدة. وقد يتأخر وصولها أو يتعذر لأسباب خارجة عن سيطرتنا (مثل انقطاع مزود الاتصال أو رفض قالب الرسالة أو عدم صحة الرقم)، ولا يُعفي عدم وصول التنبيه المنشأة من التزامها بالمتابعة والتجديد في المواعيد النظامية.
- لا نرسل رسائل تسويقية عبر واتساب إلا بموافقة مستقلة صريحة.
15. الملكية الفكرية
- المنصة وشيفرتها وتصميمها وعلامتها التجارية وشعارها ومحتوى المكتبة المرجعية ومنهجية مؤشر حصافة ملك لحصيف للأعمال أو مرخصيها، ومحمية بموجب نظام حماية حقوق المؤلف ونظام العلامات التجارية.
- نمنح العميل خلال مدة الاشتراك ترخيصاً محدوداً غير حصري وغير قابل للتحويل لاستخدام المنصة لأغراض أعماله الداخلية.
- يحق للعميل تعديل النماذج التي يتبناها من المكتبة واستخدامها داخلياً في منشأته ومنشآت مجموعته، دون إعادة نشرها أو بيعها كمحتوى مستقل.
- يمنحنا العميل ترخيصاً محدوداً لاستضافة بياناته ومعالجتها بالقدر اللازم لتقديم الخدمة فقط.
- إذا قدّم العميل ملاحظات أو مقترحات لتطوير المنصة، جاز لنا استخدامها دون مقابل ودون التزام.
16. توفر الخدمة والدعم
- نستهدف إتاحة المنصة بنسبة 99.5% شهرياً، باستثناء الصيانة المجدولة التي نُعلن عنها مسبقاً قدر الإمكان وتُجرى في غير أوقات الذروة.
- يُقدَّم الدعم الفني بالعربية عبر info@haseef360.com وقنوات الدعم داخل المنصة في أيام العمل الرسمية، ومستويات الاستجابة بحسب الباقة.
- قد نطوّر المنصة ونضيف مزايا أو نعدّلها، على ألا يُنقص التعديل جوهرياً من المزايا الأساسية للباقة المدفوعة خلال دورتها.
17. إخلاء الضمانات
تُقدَّم المنصة "كما هي" و"حسب توفرها" في الحدود التي يجيزها النظام. ولا نضمن أن تكون خالية من الأخطاء تماماً أو أن تحقق نتيجة نظامية بعينها أو أن تجنّب المنشأة أي مخالفة أو غرامة، ونلتزم بالعناية المهنية المعقولة في تقديمها.
18. حدود المسؤولية
- لا تكون حصيف للأعمال مسؤولة عن الأضرار غير المباشرة أو التبعية، ولا عن فوات الربح أو الإيرادات أو الفرص أو السمعة، ولا عن الغرامات والجزاءات النظامية الناشئة عن عدم وفاء المنشأة بالتزاماتها.
- لا يتجاوز إجمالي مسؤولية حصيف للأعمال تجاه العميل عن أي مطالبة ناشئة عن هذه الشروط أو متعلقة بها مجموع رسوم الاشتراك التي دفعها العميل فعلاً خلال الاثني عشر شهراً السابقة للواقعة المنشئة للمطالبة.
- لا تسري هذه الحدود على حالات الغش أو الخطأ الجسيم أو الإخلال بالتزامات السرية وحماية البيانات المفروضة نظاماً، أو على ما لا يجوز تحديده من مسؤولية بموجب الأنظمة السارية.
- لا تُسأل حصيف للأعمال عن مضمون الاستشارات القانونية التي يقدمها المحامون المستقلون، ويتحمل المحامي المسؤولية المهنية عنها.
19. التعويض
يلتزم العميل بتعويض حصيف للأعمال عن المطالبات التي يرفعها الغير ضدها بسبب بيانات أدخلها العميل دون أساس نظامي، أو استخدامه المنصة بالمخالفة لهذه الشروط أو للأنظمة.
20. المدة والإنهاء
- تسري هذه الشروط من تاريخ قبولها وتستمر طوال مدة الاشتراك وتجديداته.
- يجوز لأي طرف إنهاء العلاقة عند إخلال الطرف الآخر إخلالاً جوهرياً لم يعالجه خلال ثلاثين يوماً من إشعاره كتابةً.
- يجوز لنا إنهاء الخدمة لأسباب تجارية بإشعار لا يقل عن تسعين يوماً، مع رد المبالغ المدفوعة عن المدة غير المستخدمة.
- تسري أحكام تصدير البيانات وحذفها الواردة في البند (11) عند الإنهاء لأي سبب. وتبقى أحكام الملكية الفكرية وحدود المسؤولية والسرية والنظام الواجب التطبيق نافذة بعد الإنهاء.
21. القوة القاهرة
لا يُسأل أي طرف عن التأخير أو الإخفاق في تنفيذ التزاماته متى كان ذلك بسبب قوة قاهرة خارجة عن سيطرته المعقولة، كالكوارث الطبيعية أو انقطاع البنية التحتية العامة للاتصالات أو القرارات الحكومية، على أن يُخطر الطرف الآخر ويبذل جهده المعقول للحد من الأثر.
22. تعديل الشروط
يجوز لنا تعديل هذه الشروط، ونُخطر مدير المنشأة بالتعديلات الجوهرية عبر البريد الإلكتروني أو داخل المنصة قبل ثلاثين يوماً على الأقل من سريانها. ويُعد استمرار الاستخدام بعد السريان قبولاً بها، ويحق للعميل الذي لا يقبل التعديل الجوهري إنهاء اشتراكه قبل سريانه واسترداد المبلغ المقابل للمدة المتبقية.
23. النظام الواجب التطبيق وتسوية النزاعات
- تخضع هذه الشروط وتُفسَّر وفق الأنظمة المعمول بها في المملكة العربية السعودية.
- يسعى الطرفان لتسوية أي خلاف ودياً خلال ثلاثين يوماً من إشعار أحدهما الآخر به كتابةً.
- إذا تعذرت التسوية الودية تختص المحاكم المختصة في مدينة الرياض بالفصل فيه، ما لم يتفق الطرفان كتابةً على التحكيم وفق نظام التحكيم السعودي.
24. أحكام عامة
- اللغة العربية هي اللغة المعتمدة لهذه الشروط، ويُعتد بالنص العربي عند الاختلاف مع أي ترجمة.
- إذا قُضي ببطلان أي حكم منها بقيت بقية الأحكام نافذة.
- لا يجوز للعميل التنازل عن حقوقه بموجبها دون موافقتنا الكتابية، ويجوز لنا التنازل عنها لخلف نظامي في حال الاندماج أو الاستحواذ مع إشعار العميل.
- عدم ممارسة أي حق لا يُعد تنازلاً عنه.
- تمثل هذه الشروط مع الوثائق المشار إليها كامل الاتفاق بين الطرفين بشأن موضوعها، ما لم يوقع الطرفان اتفاقية مكتوبة خاصة فتُقدَّم أحكامها عند التعارض.
25. التواصل
لأي استفسار أو إشعار يتعلق بهذه الشروط: info@haseef360.com